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18 avril 2023

La gestion du changement, à l’ère de l’amélioration continue

Auteur : Myriam Gagnon-Couture

Période d’incertitude rime souvent avec gestion du changement. Les dernières années ne nous ont pas épargnés à ce chapitre et les prochaines pourraient également être bien mouvementées.

En entreprise, comment devrait-on gérer ces contrecoups et ces périodes d’adaptation? Comment en ressortir grandi et changé, pour le mieux?

Diverses méthodes peuvent nous aider à anticiper les transitions organisationnelles, ainsi que leurs impacts sur nos ressources humaines, financières et matérielles. Parmi celles-ci, nous avons l’option de faire des scénarios, de nous projeter dans le futur, en envisageant des tendances plus ou moins pessimistes. Pour accomplir cet exercice, il faut puiser dans le passé. Les situations passées ou les tendances profondes sont d’excellents indicateurs de ce qui pourrait se produire dans le futur, si nous prenons la peine de bien les analyser.

Lorsqu’on met sur pied différents scénarios, la ligne directrice est d’en retenir trois : un pessimiste, un réaliste et un optimiste. Comme l’a dit Fernando Pessoa : « Espérer le meilleur et se préparer au pire, c’est la règle. » Ne suffit toutefois pas de s’arrêter là. Il faut ensuite faire des mises en situation qui nous permettront de savoir comment s’adapter à chacun des scénarios. Voici quelques questions à se poser :

  • Y a-t-il des éléments que nous pourrions mettre en place dès maintenant, qui nous permettraient d’éviter un scénario pessimiste?
  • Qui devra être impliqué?
  • Avons-nous les bonnes personnes en poste pour soutenir l’organisation à travers ces changements? Aurons-nous besoin d’aide?
  • Comment et à qui communiquerons-nous ces changements?
  • Quelles seront les personnes impactées par ce changement et comment pourraient-elles réagir? (Comment ont-elles déjà réagi dans le passé, lors de pareilles situations?)

Plus vous anticiperez d’éléments, mieux vous vous préparerez à faire face à ce qui en découlera. Ne tombez cependant pas dans le piège de la planification à outrance. Rien n’arrive jamais exactement comme nous l’avions imaginé, peu importe le temps et les efforts que l’on peut y mettre. Il importe alors de trouver un juste milieu où la préparation est à la fois suffisante, mais demeure flexible au niveau des moyens à déployer.

Avec une bonne préparation, la gestion du changement se trouve facilitée. En continuité, lorsqu’il est temps de mettre concrètement en application les grandes étapes d’un changement organisationnel, mieux vaut être tout aussi méthodique.

Si je vous parle de télétravail, par exemple, un processus progressif peut être appliqué , afin de bien implanter la pratique dans votre organisation et d’en faire une expérience positive d’apprentissage pour tous et toutes.

À la sortie de la pandémie, différents scénarios étaient envisageables : retour au bureau à temps plein, retour en hybride, entreprise décentralisée, 100 % télétravail et tout le continuum intercalé entre ces options.

Par où commencer?

D’abord, la transparence au niveau du processus est bien souvent un facteur de votre succès. Si vous souhaitez tester certaines façons de faire, statuez clairement sur la question en nommant le fait qu’il y aura des périodes d’essai, de réévaluation et d’amélioration.

Qu’il s’agisse d’instaurer de nouvelles pratiques de télétravail ou pour un autre type de changement organisationnel touchant le quotidien de vos employés, voici une suggestion d’étapes à suivre lorsque vous serez prêts à débuter une démarche appliquée :

  • Essayez divers scénarios, pendant une période donnée.
    • Justifiez les raisons qui sous-tendent cet essai.
    • Montrez votre ouverture aux remises en question des employés en nommant une personne qui sera responsable de répertorier les différentes questions/commentaires de ceux-ci.
  • Évaluez, en continu et à des jalons précis.
    • Sondages, groupe de discussion, questionnements directs, etc.
  • Analysez les résultats.
    • Il est possible que ce qui ressort de cette période d’essai ne soit pas du tout ce que vous ayez anticipé. Faites confiance au processus et mettez vos idées préconçues de côté.
  • Redéfinissez votre objectif.
    • À cette étape, à partir des données que vous avez recensées, vous choisissez ce qui vous semble le mieux adapté comme « solution ».
  • Diriger les réactions aux changements vers l’objectif choisi qui correspondra à votre vision.
    • Encouragez les mouvements adaptatifs et ignorez l’adhérence au statu quo.

→ Les gens changent, lorsqu’ils ont l’impression que les autres changent autour d’eux.

  • Répétez, afin de vous améliorer de façon continue.

Tout au long d’un tel processus, n’oubliez jamais de communiquer, communiquer et… communiquer! N’ayez pas peur de dire « je ne sais pas » si tel est le cas, et soyez clair sur vos intentions. Une personne qui manque d’information aura malheureusement tendance à remplacer ce vide par de l’information négative, souvent bien plus pessimiste que la plate réalité. Ne laissez pas vos employés se faire des idées négatives sur votre organisation; donnez l’heure juste, afin que leurs scénarios soient plus réalistes.

Bonne adaptation!

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