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Rencontre en télétravail

23 novembre 2023

Entre flexibilité et contrôle: garder un œil sur la motivation

Auteur : Myriam Gagnon-Couture

Je discutais récemment avec un entrepreneur qui me partageait avoir vécu des enjeux de démission, parmi ses employés, au cours des dernières années. Il me mentionnait avoir perdu certains membres de son équipe sans avoir pu anticiper quoi que ce soit! 

Comment cela est-il possible, me direz-vous? 

Les activités semblaient se dérouler rondement, mais selon lui, le fait que les équipes aient été principalement en télétravail a nui à la capacité des gestionnaires de repérer des signes avant-coureurs de démotivation ou d’isolement chez leurs coéquipiers, retardant ainsi les réactions qui auraient pu sauver la mise. Au lieu d’agir dès les premiers symptômes, en intervenant sur les irritants vécus par les employés, les dirigeants de l’entreprise ont été mis devant le fait accompli. Résultat : il était trop tard lorsque l’employé venait remettre sa lettre de démission.  

Comme me le disait cet entrepreneur, lorsqu’on ne croise pas les gens au quotidien, il nous manque plusieurs informations sur leur bien-être, leur stress, leur état de fatigue, par exemple. Les gens ne viennent pas toujours vers nous pour nous partager leurs états d’âme. Il faut très souvent ouvrir la porte et s’informer de façon proactive, lorsqu’on voit qu’une personne n’est pas dans son assiette.  

C’est tout à fait vrai.  

En fait, une erreur que plusieurs dirigeants et gestionnaires feront, en voulant donner plus de liberté ou de flexibilité à leurs employés, est d’omettre certains éléments clés de contrôle ou plutôt, de gouvernance dans ce cas-ci, en les tenant pour acquis. Prenez la comparaison avec un pilote d’avion qui doit se fier à diverses variables de son tableau de bord, afin de prendre les bonnes décisions qui lui permettront de bien contrôler son appareil. Si, par malheur, un court-circuit le prive de quelques indicateurs, il devra alors contacter lui-même la tour de contrôle afin d’avoir accès à ces données cruciales. Sans quoi, il dirige à l’aveugle. Même s’il a l’impression que sa vitesse de croisière est toujours la bonne, le vent a peut-être tourné et ralenti l’appareil…  

L’une de ces données cruciales, pour un dirigeant d’entreprise, est la motivation de son équipe. Plusieurs facteurs peuvent l’affecter : la charge mentale personnelle, les perceptions d’équité, la surcharge ou le manque de travail, etc. La motivation fluctue avec le temps et il est important d’y garder un œil attentif.  

Si nous sommes privés de l’information qui nous permet de faire une bonne lecture de la motivation des troupes, il faut absolument aborder ce manque. Pour reprendre la situation initiale de notre entrepreneur, ce n’est pas le télétravail qui est problématique, ici. Si cela se trouve, le télétravail est même très apprécié et utilisé par la majorité de l’équipe, pour la flexibilité et la conciliation avec la sphère personnelle qu’il lui apporte. Le problème est plutôt la réduction de l’accès à l’information sur la motivation des employés.  

Si, auparavant, les gestionnaires pouvaient glisser la tête dans la porte pour demander à leur employé « Comment ça va aujourd’hui? », à distance, la réalité est tout autre.  

« Je vais bien. » par écrit, dans un canal Teams, donne bien moins d’information qu’une rencontre en face à face.  

Est-ce que les rencontres en personne sont donc obligatoires? Non, pas forcément. Il faut simplement trouver d’autres façons d’acquérir l’information.  

Pourquoi ne pas instaurer de courtes rencontres virtuelles de « motivation » où on ne discute pas des tâches et des suivis quotidiens, mais plutôt de la motivation sous différents angles. Voici quelques exemples de questions pouvant guider ce type de rencontres :  

  • Comment est ta charge de travail présentement? (On peut parler en % si c’est plus concret)  
  • As-tu eu des contacts avec d’autres membres de l’équipe cette semaine? As-tu partagé tes enjeux, demandé des conseils? 
  • Où se situe ta motivation de 1 à 10? 
  • Comment ça se passe à la maison? 

Des outils informatiques permettent aussi de prendre ce type de mesure si vous jugez trop délicat de l’aborder directement ou si vous voulez que les réponses demeurent anonymes. Vous en trouverez plusieurs exemples ici. 

En instaurant des outils de suivi qui comblent les manques d’information, vous vous assurez de garder une trace et de pouvoir prendre des actions préventives si une personne en a besoin. Vous montrez également que cette information est importante pour vous et que vous vous en servez de façon bienveillante, afin que chacun se sente soutenu dans son travail, même dans les moments plus difficiles.  

Enfin, peu importe les changements et les adaptations que vous faites dans votre milieu de travail, il est important d’adapter aussi les outils et les façons de faire. On ne peut pas simplement transposer une équipe du présentiel au virtuel, sans adapter ses outils. Cela vaut pour tous types de modifications du travail qui affectent les employés. Et lorsqu’on constate un manque, il faut mettre en place les moyens de le combler.  

Le changement n’est souvent pas le problème. Les façons dont on s’y adapte sont beaucoup plus importantes!  

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