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Josée Blanchard

5 novembre 2013

L’organisation d’un sommet international: quelle expérience!

Auteur : Josée Blanchard

LogoSILS_Sommet_150Bonjour à vous! Il y a longtemps que je n’ai pas composé un billet de blogue. Pas parce que je n’en avais pas envie, mais surtout parce que le temps manquait… En effet, j’étais prise par l’organisation d’un événement majeur, le Sommet international des sciences de la vie de Sherbrooke (SILS).

Plusieurs d’entre vous ont assisté à la première édition du Sommet qui s’est tenue au Delta du 25 au 27 septembre dernier. À lire et à entendre vos commentaires, vous avez apprécié votre expérience, et moi aussi!

Robert Langer SILSUne expérience hors du commun

L’organisation de ce Sommet, qui m’a occupée presque à plein temps durant la dernière année, m’a permis de rencontrer des gens formidables. J’ai pu développer mon réseau de contacts avec l’industrie pharmaceutique et l’industrie des technologies médicales, et ce réseau me sera utile toute ma vie. Ce fut aussi une expérience personnelle très enrichissante, même si c’était assez stressant d’être au cœur d’un événement d’une telle envergure et de l’animer.

À droite : notre keynote speaker, Robert Langer

Des retombées réelles

Ce qui me rend la plus heureuse par rapport à cet événement, c’est son impact sur l’industrie, et particulièrement sur les entreprises et les institutions de Sherbrooke. En effet, sans avoir fait un « sondage » exhaustif sur le sujet, plusieurs promoteurs m’ont déjà contactée pour partager les retombées positives du Sommet, et ce, moins d’un mois après l’événement! Plusieurs de nos entreprises ont soit déjà signé des contrats de collaboration ou s’apprêtent à le faire avec de grandes entreprises internationales de même qu’avec des institutions de la région de Montréal. Un suivi serré sera effectué dans les prochains mois afin d’évaluer plus précisément les retombées de notre Sommet.

B2B SILS 2013Plus de 400 rencontres B2B ont eu lieu au SILS!

Un travail d’équipe colossal

Organiser un événement d’une telle envergure, ce n’est pas chose facile. En fait, chaque composante en soi n’a rien de sorcier, mais c’est la coordination et la réalisation de tous les blocs en même temps, dans les bons délais tout en ayant un souci élevé de la qualité qui est difficile.

Pour moi, c’était une première. J’ai commencé toute seule et avec mon patron de l’époque à penser au contenu, au format… Par la suite, la recherche de commanditaires et de conférenciers a été très intensive! La tâche a quand même été grandement facilitée grâce à mes partenaires Rx&D (Les compagnies de recherche pharmaceutique du Canada) et MEDEC (Les sociétés canadiennes de technologies médicales) qui m’ont aidée dans cette tâche. Mais l’aide la plus précieuse est venue de mon bras droit, Marie-Eve Duchaine, chargée de projet chez Sherbrooke Innopole. Elle a pris plusieurs dossiers en charge et a été une collaboratrice exceptionnelle.

Pour l’organisation du Somment en tant que tel, la logistique, les inscriptions, j’ai eu l’aide de mes collègues et d’une firme spécialisée de Sherbrooke, Organizz. Tant de détails m’avaient échappé au début : il faut des assurances, de l’audiovisuel, transporter les participants d’un événement à l’autre …C’est en grande partie grâce à mes collaborateurs que tout s’est bien déroulé! Moi j’avais le beau rôle du maître de cérémonie pendant toute la durée de l’événement. J’ai donc pu assister à toutes les conférences, mais d’une seule oreille, car il y avait toujours plein de petites choses à régler.

La clé du succès pour un tel événement selon moi, c’est de bien s’entourer! C’est pour ça que j’ai sollicité presque tout le personnel de Sherbrooke Innopole pour les trois jours de l’événement! C’est grâce à eux que les participants ont été bien servis…

La suite??

Pour 2014, on prend une petite pause, mais SILS sera de retour en 2015, du 24 au 26 septembre, marquez vos agendas!

Durant les prochaines semaines, je vous présenterai de courtes vidéos tournées chez nos entreprises et chez nos chercheurs de Sherbrooke. Nous avons fait ces tournages justement dans le cadre du SILS et en avons présenté un résumé lors du Sommet.

» Visionnez la vidéo Spotlight on Sherbrooke, présentée au SILS

Josée

 

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À LIRE AUSSI

» La première édition du Sommet international des Sciences de la vie de Sherbrooke couronnée de succès

» Sherbrooke Innopole et Medicon Village en Suède signent un accord de collaboration

 

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