21 mars 2023

Accueillir une nouvelle personne dans son équipe est un art plus facile à maîtriser que vous ne le croyez! Il est indéniable qu’un processus d’accueil bien réfléchi fera une énorme différence sur l’expérience vécue par votre recrue et, de surcroit, sur votre taux de rétention.

Voyons les étapes cruciales de ce processus…

L’accueil commence bien avant que votre employé ait mis les pieds dans l’entreprise, avec ce que l’on nomme « l’expérience candidat ». Pour bien comprendre, mettez-vous dans les chaussures de l’autre. Imaginez que vous avez postulé sur un emploi qui vous semble intéressant, dans une organisation que vous connaissez peu, voire pas du tout. Ça y est, votre CV et votre lettre de présentation ont été transmis.

1re étape : Le premier contact

La personne responsable du recrutement vous contactera. Elle peut vous appeler directement pour vous poser des questions (ça va plus vite!) ou elle peut vous écrire, par courriel ou par texto, afin de prévoir un moment qui vous ira à tous les deux. Elle peut également prendre le temps de vous écrire quelques lignes sur les sujets d’intérêt qu’elle souhaite aborder avec vous. Ainsi, vous ne serez pas surpris par l’interrogatoire. Vous aurez également le temps de réfléchir adéquatement avant l’échange et donnerez probablement des réponses plus proches de la réalité… ce qui vous aidera tous les deux, à cette étape!

2e étape : L’entrevue

Le premier contact s’est bien déroulé et vous avez été convoqué pour une entrevue en personne. Encore une fois, vous vous sentez un peu face à l’inconnu. Vous ne vous êtes jamais présenté à cet établissement (mais où est-ce, déjà? Quelle porte est la principale? Y aura-t-il des tests théoriques!?)

Encore une fois, la personne qui vous a convoqué peut réduire votre stress et rendre le processus plus agréable en vous communiquant de l’information. Sans vous dévoiler chacune des questions, elle peut vous détailler le processus, vous dire quel matériel apporter pour les tests, si nécessaire, vous indiquer qui sera présent, etc. Ces attentions vous en diront beaucoup sur votre futur employeur et faciliteront probablement votre décision devant l’offre d’emploi!

3e étape : L’offre

Le fit est bon, vous convenez au poste et on vous transmet une offre d’emploi formelle. Préféreriez-vous recevoir cette confirmation par courriel ou avoir un appel avec la personne qui vous suit depuis le début et qui pourra ainsi vous présenter l’offre de vive voix et répondre à vos questions? Aimeriez-vous qu’on vous alloue un peu de temps pour prendre votre décision? Probablement, n’est-ce pas?

Maintenant, il est temps de revenir dans vos chaussures d’employeur! Une fois que l’offre est signée bilatéralement, l’expérience candidat cède sa place à l’expérience employé. Voici en rafale, quelques bonnes pratiques à adopter :

→ La personne responsable de la gestion prend quelques minutes pour discuter avec celle qui a été recrutée (avant son arrivée!) :

• Comment se déroulera sa première journée;
• À quelle heure elle doit arriver, quel endroit, qui sera là;
• Quel matériel prévoir;
• Ce qui est prévu pour dîner (lunch, restaurant, cafétéria);
• Des questions?

→ Jumelage avec une personne de même niveau hiérarchique :

• Visite des installations (salle de bain, café, salle de repos, etc.)
• Reste disponible pour répondre à toutes sortes de questions.

→ Présentation à toute l’équipe :

• Prévoir du temps pour rencontrer l’équipe et comprendre les rôles de chacun.

→ Rencontre avec la direction, le ou la gestionnaire pour parler des processus organisationnels :

• Mission, vision et valeurs de l’organisation;
• Processus d’évaluation;
• Fonctionnement des rencontres d’équipe.

→ Rencontre avec l’administration pour le processus de gestion, incluant :

• Les congés, vacances et autres demandes;
• La paie;
• Les avantages sociaux et autres particularités.

→ Fixer des rencontres courtes de style « touch point » pour valider comment s’intègre la personne, si elle a des questions et si elle comprend bien ce qui importe à son rôle :

• 1re à 3e journée;
• 1re semaine;
• 3e semaine;
• 6e semaine;
• 3e mois (ou fin de la période de probation).

Il s’agit bien sûr de recommandations et il importe que vous adaptiez votre processus à la réalité de votre entreprise. Vous développerez une relation importante avec cette personne; n’oubliez pas de vous mettre à sa place! Plus tôt vous démontrerez cette importance, plus tôt elle se sentira engagée.

Bon accueil!