3 juillet 2023

Lorsque vient le temps de recruter une personne à un poste névralgique, on peut ressentir une grande pression sur nos épaules, à titre de gestionnaire ou de professionnel des ressources humaines. Nous le savons bien, le coût d’une mauvaise décision d’embauche peut être très lourd, particulièrement lorsqu’on cherche à pourvoir un poste de dirigeant, de gestionnaire ou encore pour un talent qui se fait rare et pour lequel il faut redoubler d’efforts. Cette pression, nous n’avons toutefois pas à la supporter seul! Au lieu de s’attribuer toutes les tâches reliées à un important processus de dotation, entourons-nous d’alliés. C’est la beauté d’un comité de recrutement.

Un comité de recrutement sera formé par vous et d’autres collègues qui avez un intérêt marqué à ce que la personne choisie pour pourvoir le poste vacant soit la meilleure possible. Ces personnes peuvent être de différents niveaux hiérarchiques, de différents départements et avoir beaucoup ou aucune expérience en recrutement de personnel. Le facteur le plus important de la réussite de ce comité sera l’engagement et la participation volontaire de ses membres.

En plus de vous aider à répartir les tâches, un comité de recrutement vous aidera également à obtenir l’opinion d’autres personnes à propos des candidatures que vous recevrez. Comme deux têtes (ou trois ou quatre) valent mieux qu’une, vous aurez ainsi l’assurance de prendre une décision plus réfléchie une fois le moment crucial de la signature arrivé.

Il importe toutefois d’être fort consciencieux dans la formation de ce comité. Les membres qui le composent viendront teinter toute votre expérience de recrutement… mais également l’expérience de vos candidats! Assurez-vous donc que celle-ci soit positive. Il en va de l’image de votre organisation.

Voici donc en rafale, quelques trucs et astuces, afin de faire de votre comité de recrutement une équipe solide et performante!

#1 La sélection des membres du comité

Sans une bonne sélection, les étapes subséquentes ne seraient que de la poudre aux yeux. D’abord, il importe de s’assurer que nous avons les bonnes personnes autour de la table. Pour se faire, sondez vos collègues. Annoncez le processus de recrutement qui débutera bientôt, puis mentionnez votre intention de former un comité pour vous épauler. Déjà, vous devriez voir apparaître des signes d’intérêt ou de désintérêt total (certains détestent cela, et c’est OK).

Soyez clair sur le temps à investir dans le comité. Il ne s’agit pas d’une activité ludique de team bonding, mais bien d’une attribution sérieuse qui peut empiéter sur le temps que vos collègues mettent à leurs activités courantes. Il est important de gérer les attentes à cet égard.

Choisissez des personnes qui vous assurent avoir le temps nécessaire à y mettre et qui semblent fortement engagées dans la démarche. Plus une personne devra travailler en étroite collaboration avec la recrue, plus elle pourrait sentir l’importance de son implication. Par contre, il peut être très intéressant d’intégrer au comité un collègue qui travaille dans un tout autre domaine au sein de l’organisation, mais qui a simplement de l’intérêt pour le processus. Diversifions les idées et les expériences au sein de notre comité!

#2 La préparation/formation des membres du comité

Vous serez entouré de personnes qui n’ont peut-être jamais fait de recrutement. Vous devrez donc leur inculquer des réflexes de base, tels que la non-discrimination pour des facteurs reliés aux droits de la personne et la notion de ce que l’on peut/de ce que l’on ne doit pas demander à un candidat lors d’une entrevue, par exemple.

Vous pourrez également mettre sur pied un échéancier qui montre clairement les différentes étapes du processus, afin qu’un membre du comité ne saute pas d’étapes, par inadvertance ou par souci d’efficacité. En recrutement, chaque étape est importante et doit suivre un cours logique. N’oubliez pas d’en informer vos collaborateurs pour éviter les frustrations. Par exemple : il faut absolument demander une autorisation écrite à notre candidat, avant d’interpeller ses références d’emploi.

#3 La répartition des tâches

Selon le niveau d’aisance de chacun, veillez à bien répartir les tâches parmi eux. Demandez des volontaires pour entreprendre différents volets et assurez-vous que chacun soit en pleine maîtrise de ce qui lui est attribué.

Si l’un de vos collègues veut prendre en charge une partie des entrevues téléphoniques, vous pouvez faire un jeu de rôle avec lui pour vous assurer qu’il saura comment s’y prendre.

Ensuite, faites confiance à votre comité! Rendez-vous également disponible s’ils ont des questions ou désirent clarifier des aspects.

#4 Le suivi et l’imputabilité

Un collègue a sélectionné ses tâches et est prêt à les mener à terme; génial! N’oubliez pas de lui mentionner une échéance dans le temps, afin de ne pas causer de délais inutiles dans le processus. Aussi, assurez-vous qu’il sache exactement ce qui sera attendu de lui et qu’il comprenne l’impact que sa tâche aura sur la suite des choses.

Par exemple, votre collègue entreprend les entrevues téléphoniques; il doit colliger son suivi dans un document partagé qui sera disponible au reste du comité. La clarté des informations qu’il y inscrit servira de repère pour les convocations en entrevue.

#5 Décider et trancher

Il est agréable de pouvoir débattre en comité, afin de se mettre d’accord sur la meilleure décision possible. En termes d’embauche, préparez votre comité à avoir des arguments « pour et contre » pour chaque candidature retenue. Un point qui a échappé à l’un pourrait être soulevé par un autre et ainsi vous permettre de tendre vers un idéal, à la lumière de vos impressions communes. Lors d’un désaccord absolu, accordez-vous le pouvoir de trancher. Vous êtes le meneur du groupe, même si votre patron fait partie du comité! Il en va de votre crédibilité professionnelle.

Voilà donc un processus de recrutement collectif, efficace et songé!

Après avoir été impliqués dans un comité de recrutement, vos collègues comprendront mieux la réalité de la dotation et tous les moindres détails sur lesquels vous devez vous pencher au quotidien. Par le fait même, ils deviendront des oreilles attentives à vos besoins pour des processus ultérieurs et apprécieront d’autant plus votre dur labeur.

Bon recrutement!