15 août 2019

Par Sophia Camiré-Wan, stagiaire-conseillère aux stages en entreprise et étudiante à la maîtrise en administration des affaires à l’Université de Sherbrooke

Embaucher un stagiaire vous permet de réaliser des projets spéciaux, de développer de nouvelles technologies/services, d’améliorer votre performance et de faire rayonner votre entreprise auprès de futurs diplômés! Encore faut-il un brin de préparation 😉 Voici 10 conseils pour vous assurer que votre expérience avec un stagiaire soit un succès.

Recrutement d’un stagiaire

1. Analysez vos besoins

Prenez le temps de bien déterminer les projets prioritaires de votre entreprise. Il est important de faire une analyse de vos besoins afin de présenter un mandat clair, varié et stimulant à votre futur stagiaire. Assurez-vous qu’il aura suffisamment de travail pour la période du stage (habituellement entre 12 et 15 semaines, soit un minimum de 420 heures). Choisissez les programmes auprès desquels vous afficherez votre mandat.

2. Assurez-vous d’avoir les ressources pour accueillir un stagiaire

Plusieurs subventions encouragent l’accueil d’un stagiaire en entreprise. Il serait dommage de ne pas en profiter! De plus, il ne faut pas négliger les ressources humaines qui encadreront votre stagiaire. Habituellement, identifier une personne-ressource principale à l’interne facilite le déroulement du stage.

3. Affichez rapidement votre offre de stage aux étudiants

Idéalement, il faut prévoir l’embauche d’un stagiaire quatre mois avant sa venue en entreprise, surtout pour les stagiaires universitaires. Assurez-vous d’afficher votre offre de stage dès le début de la phase de recrutement.

L’offre de stage est le seul représentant de votre entreprise auprès des étudiants. Elle est aussi une publicité gratuite qui fera de l’œil aux futurs diplômés! Soyez clair dans votre mandat et vos exigences. Et faites transparaître votre culture d’entreprise!

4. Soignez la sélection et les entrevues

À l’Université de Sherbrooke par exemple, vous devrez faire une sélection des étudiants avant les entrevues. Prenez le temps de voir le potentiel de chacun des étudiants.

Gardez en tête que les étudiants postulent sur plusieurs offres de stage. Ainsi, assurez-vous d’être charmant lors des entrevues! Vous devrez classer les étudiants et ils devront faire de même avec les entreprises qu’ils auront rencontrées. De plus, ils parleront de vous avec leurs collègues. 

Déroulement du stage

5. Préparez l’entrée d’un stagiaire

Avisez vos employés qu’une nouvelle personne s’ajoutera bientôt à l’équipe. Organisez l’espace de travail de votre stagiaire et assurez-vous qu’il ait le matériel nécessaire à sa disposition. Planifiez votre horaire pour vous assurer d’avoir le temps de bien lui expliquer les tâches à réaliser.

6. Accueillez votre stagiaire

Félicitations! Vous avez un stagiaire. Il est temps de l’encadrer pour vous assurer de la réussite de votre mandat. Pensez à bien expliquer vos attentes et à présenter votre stagiaire à l’équipe. Déterminez vos indicateurs de performance et partagez ceux-ci.

Chaque personne est différente et certaines auront besoin de plus de temps que d’autres pour s’ajuster à vos demandes. Soyez présent pour le stagiaire et assurez-vous que votre équipe soit inclusive. En outre, il est toujours conseillé de faire signer une entente de confidentialité au nouveau venu.

7. Faites des suivis

Planifiez des rencontres de suivi selon vos besoins et celui du stagiaire, idéalement dans un bureau fermé. Il sera ainsi plus facile pour l’étudiant de se confier et de vous partager ses préoccupations/questions. N’oubliez pas que le stagiaire est dans un processus d’apprentissage. Soyez compréhensif et patient.

8. Communiquez avec le service des stages au besoin

En cas de problème ou de conflit, n’hésitez pas à demander de l’aide au service des stages. Chaque stagiaire a une personne-ressource attitrée à son dossier. Ce conseiller peut jouer le rôle de médiateur entre vous et le stagiaire. 

Fin du stage

9. Faites une évaluation constructive

Prenez le temps de discuter avec votre stagiaire de ses apprentissages et de ses réalisations. Faites-lui une évaluation constructive de ses points forts et de ses points à améliorer pour ses prochaines expériences de travail. Si vous souhaitez aider votre stagiaire dans ses prochaines démarches, vous pourriez lui rédiger une lettre de recommandation. Profitez de ce moment privilégié avec le stagiaire pour faire une réflexion sur votre entreprise et identifier des points à améliorer en vue de l’accueil d’un prochain stagiaire.

10. Prévoyez la relève

Vous avez apprécié votre stagiaire? Il est possible de lui proposer de faire son prochain stage dans votre entreprise. S’il décroche son diplôme bientôt, offrez-lui un emploi! Prévoyez vos besoins pour ne pas manquer votre chance de recruter une main-d’œuvre qualifiée et déjà formée aux standards de votre entreprise.

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Plusieurs établissements d’enseignement proposent des programmes qui intègrent des stages en entreprises, et ce, aux niveaux professionnel, collégial et universitaire. Plus d’infos ici.

Vous aimeriez un coup de pouce pour recruter un stagiaire de l’Université de Sherbrooke?  De l’accompagnement gratuit est offert par la Table des MRC de l’Estrie et l’Université de Sherbrooke jusqu’en décembre 2019. Contactez la conseillère aux stages en entreprise : 819 821-5577, poste 133 / stagiaire@sherbrooke-innopole.com.

Pour plus détails :

>> Service des stages et du placement de l’Université de Sherbrooke

>> Guide de supervision pour le maître de stage en gestion des ressources humaines et en relations industrielles. Quand recevoir un stagiaire et comment le superviser? par l’Ordre des conseillers en ressources humaines agrées